So sollten Importeure DDS-Untersuchungsdokumente und -Aufzeichnungen für Einweggeschirr aufbewahren

So sollten Importeure DDS-Untersuchungsdokumente und -Aufzeichnungen für Einweggeschirr aufbewahren

Zusammenfassung

Als auf Einweggeschirr aus Holz und Papier spezialisierter Hersteller arbeiten wir häufig mit EU-Importeuren zusammen, um die Einhaltung der DDS-Vorschriften (Due Diligence System) zu gewährleisten.

So sollten Importeure DDS-Untersuchungsdokumente und -Aufzeichnungen für Einweggeschirr aufbewahren
Als Hersteller von Einweggeschirr aus Holz und Papier arbeiten wir häufig mit EU-Importeuren zusammen, um die Einhaltung der DDS-Vorschriften (Due Diligence System) sicherzustellen. Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von DDS-Dokumenten ist ein wichtiger, aber oft übersehener Schritt. Sie hilft Importeuren nicht nur, die Zollkontrollen der EU problemlos zu bestehen, sondern dient auch als wichtiges Beweismittel zur Beilegung von Streitigkeiten bei Lieferkettenrisiken. Dieser Blogbeitrag beschreibt die Grundprinzipien, spezifischen Anforderungen und praktischen Tipps zur Aufbewahrung von DDS-Dokumenten, zugeschnitten auf die Eigenschaften von Holz- und Papiergeschirr.

Warum die DDS-Dokumentenspeicherung für Geschirrimporteure wichtig ist

Bei Einweggeschirr (insbesondere Holz- und Papierprodukten) sind DDS-Dokumente nicht nur „Papierkram“ – sie belegen die Legalität der Rohstoffquellen (z. B. ob das Holz aus abholzungsfreien Wäldern stammt, ob der Zellstoff illegalen Holzeinschlag vermeidet) und die Sicherheit der fertigen Produkte (z. B. Formaldehydrückstände in Holzgeschirr, Schwermetalle in Papierbeschichtungen). Gemäß der EU-Verordnung (EU) 2023/1115 (EUDR) drohen Importeuren, die DDS-Dokumente nicht ordnungsgemäß aufbewahren, Strafen wie Auftragsbeschlagnahme, Geldbußen oder sogar ein Ausschluss vom EU-Markt.

Wichtige Dokumente zum Aufbewahren: Maßgeschneidert für Holz- und Papiergeschirr

Für verschiedene Materialien sind spezifische DDS-Dokumente erforderlich. Importeure müssen diese klassifizieren und aufbewahren, um Auslassungen zu vermeiden. Hier ist eine materialspezifische Checkliste:
Geschirrmaterial
DDS-Dokumente, die unbedingt gespeichert werden müssen
Wichtige Hinweise
Einweggeschirr aus Holz

1. FSC/PEFC-Zertifizierung für Holzquellen

2. Prüfberichte zur Formaldehydemission (gemäß EU-Verordnung Nr. 10/2011)

3. Fällgenehmigungen & GPS-Daten zum Protokollierungsort

4. Begasungszertifikate
Heben Sie die „Übereinstimmung der Holzarten“ hervor – stellen Sie sicher, dass die Holzarten in der FSC-Zertifizierung mit denen in den Prüfberichten übereinstimmen.
Einweg-Papiergeschirr
1. PEFC/CFCC-Zertifizierung für Zellstoffquellen

2. Erklärung zum Faserursprung (Vermeidung von illegalem Abholzungszellstoff)

3. Schwermetall-Testberichte (Blei, Cadmium)

4. Konformitätserklärungen für Lebensmittelkontaktbeschichtungen
Speichern Sie chargenspezifische Zellstoffkaufrechnungen, um die Glieder der Lieferkette nachzuverfolgen.
4 Schlüsselanforderungen für die DDS-Dokumentenspeicherung
EU-Vorschriften und bewährte Verfahren der Branche legen klare Standards für die DDS-Dokumentenspeicherung fest. Importeure müssen diese vier Anforderungen erfüllen:
1. Speicherdauer: Mindestens 5 Jahre

Gemäß Artikel 18 der EU-Verordnung müssen DDS-Dokumente mindestens fünf Jahre lang ab dem Datum der Einfuhr des Geschirrs in die EU aufbewahrt werden. Bei Langzeitbestellungen verlängert sich die Aufbewahrungsdauer auf zwei Jahre nach der letzten Lieferung derselben Charge, um mögliche Inspektionen nach dem Inverkehrbringen abzudecken.

2. Format: Duale Speicherung (physisch + elektronisch)

• Physische Kopien: Verwenden Sie säurefreie Ordner, um Originaldokumente (z. B. unterzeichnete FSC-Zertifikate, Originalprüfberichte) in einem trockenen, feuerfesten Schrank aufzubewahren – vermeiden Sie Verblassen oder Beschädigungen.
• Elektronische Kopien: Konvertieren Sie Dokumente in das PDF/A-Format (für langfristige Lesbarkeit) und speichern Sie sie auf verschlüsselten Cloud-Plattformen (z. B. Dropbox Business, Microsoft SharePoint) mit Zugriffskontrollen (nur autorisiertes Personal kann sie anzeigen/bearbeiten).

3. Rückverfolgbarkeit: Klares Kennzeichnungssystem

Jedes Dokumentenpaket sollte mit einer eindeutigen Kennung im folgenden Format versehen sein:
Materialart - Chargennummer - Dokumentenkategorie - Lagerdatum
Beispiel: „Holzlöffel – B202405 – FSC-Zertifizierung – 10.05.2024“
Dadurch können Importeure bei Zollkontrollen bestimmte Dokumente innerhalb von 10 Minuten finden.

4. Integrität: Keine Änderung oder Auslassung

Alle Dokumente müssen Originalunterschriften, Stempel und Prüfdaten enthalten. Wenn ein Dokument aktualisiert werden muss (z. B. eine erneuerte FSC-Zertifizierung), bewahren Sie sowohl die alte als auch die neue Version mit einem „Versionsaktualisierungsvermerk“ auf, um die Kontinuität nachzuweisen.
Praktische Tipps für Importeure: Zusammenarbeit mit Herstellern
Als Hersteller von Geschirr empfehlen wir Importeuren, mit uns zusammenzuarbeiten, um die Dokumentenablage zu optimieren.

Für Importeure von Einweggeschirr aus Holz und Papier ist die DDS-Dokumentenspeicherung nicht nur eine Compliance-Verpflichtung, sondern ein „Sicherheitsnetz“ für die Geschäftsstabilität. Durch die Klassifizierung von Dokumenten nach Material, die Einhaltung der EU-Speicheranforderungen und die enge Zusammenarbeit mit Herstellern können Importeure das Dokumentenmanagement in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln und das Vertrauen von Einzelhändlern und Verbrauchern in der EU stärken.